Bikin Visa Residence Jepang

5 Desember 2016, saya nerima kiriman CoE dari suami saya yang sejak Juli 2016 sudah berangkat ke Jepang untuk melanjutkan study master di salah satu universitas di Jepang.

CoE merupakan singkatan dari Certificate of Eligibility. Ini merupakan salah satu syarat untuk membuat visa khusus (untuk tinggal dalam jangka panjang) di Jepang. Suami saya baru sempet ngurus CoE akhir September 2016 karena 3 bulan pertama suami saya training dan tinggal di asrama, belum tinggal di apato tempat kami rencana tinggaL. Butuh waktu 1,5 bulan untuk mengurus CoE saya dan anak saya sampai akhirnya dikirim ke apato suami saya.

Proses pengiriman dari Jepang ke Indonesia sekitar 1 minggu.

2 hari setelah menerima CoE dari suami, saya langsung ke Kedubes Jepang untuk mengurus visa resident.

Persyaratan yang harus dibawa saat mengurus visa resident adalah:
1. CoE (Certificate of Eligibility) asli dan fotocopy 1 lembar di kertas A4
2. KTP asli dan fotocopy 1 lembar di kertas A4 (kalau tidak ada KTP, pakai surat keterangan domisili)
3. Formulir permintaan visa yang dapat di download di website kedubes jepang. Print di kertas A4. Isi lengkap dan ditempel foto terbaru tanpa latar 4,5 x 4,5 cm. Jangan lupa, nempelnya pakai lem yaaa.
4. Paspor asli dan fotocopy di kertas a4.

Jangan lupa, seluruh kertas yang digunakan harus A4.

         Gambar pengumuman yang ditempel dekat tempat antri masuk

Anak saya usia 3 tahun bisa diwakilkan bikinnya. Bawa aja KK dan fotocopy nya. Persyaratan untuk anak sama dengan orang dewasa, bedanya hanya tanpa KTP..

Ok, sekarang ini nih prosedur bikin visanya:
1. Datang antara pukul 08.00 s.d. 12.00 Wib.Saking semangatnya, saya dateng jam 6.20 WIB. Eng ing eng,, saya orang pertama yang datang. Yang lainnya pada datang jam 7an..

So, dateng aja jam 7an. Soalnya, g terlalu lama koq prosesnya..

Begitu sampe kedubes, kita duduk dulu di kursi yg ada dihalaman samping gedung kedubes.urutan duduk menandakan urutan antri masuk..

2. Sekitar pukul 7.45, kita diperbolehkan masuk. Kita masuk dan langsung ke loket yang disebelah kanan kita, persis setelah pintu masuk, untuk menyerahkan KTP asli dan kita akan dikasih kartu nomor pengunjung.

3. Setelah dapat nomor pengunjung, kita masuk lagi ke ruangan yang ada disebelah kanan kita, lewat pintu nomor 2. Ingat ya,,, lewat pintu yang ada daun pintunya. Bukan lewat pintu besi, soalnya, banyak yang salah lewat, pintu besi itu untuk pintu keluar ntar.

4. Persis setelah pintu nomor 2, dilakukan pengecekan barang bawaan kayak di bandara.. Klo bawa gunting, ntr guntingnya ditinggal di sana, bisa diambil lagi waktu pulang di loket penukaran ktp tadi

5. Kita keluar lagi dari ruang pemeriksaan,masuk lagi ke ruangan pengurusan visa. Ambil nomor antrian. Nanti ada 2 tombol, A dan B. Kita pencet tombol A untuk visa..

6. Tunggu giliran nomor antrian kita. Ingat, nomor antrian tidak dipanggil. Kita harus stand by lihat nomor yang berubah di atas loket pengurusan visa.
Total loket yang ada itu adalah  5 loket. Tapi, yg paling kiri untuk pengurusan visa oleh travel agent, yang nomor 2 dan 3 dari kiri pengurusan visa perorangan atau umum, loket keempat dan kelima dari kiri untuk pengurusan paspor dll.

7. Setelah giliran nomor antrian kita. Serahkan seluruh dokumen persyaratan visa tadi. Kalau ada dokumen yang tidak diperlukan, petugas akan mengembalikan ke kita. Lalu, petugas akan menyerahkan slip kecil yang harus kita isi. Isinya: nama, no pasport, nama pengurus, organisasi, dll.
Nanti, slip itu dikasih nomor oleh petugas, lalu diserahkan ke kita. Slip itu harus dibawa saat pengambilan visa..

8. Pulang dheee, lewat pintu yang tadi kita masuk, lalu lewat pintu besi yang muter2 itu... Habis itu, jangan lupa ngambil KTP kita di tempat penukaran ktp tadi. Tukar ama nomor pengunjung...

Saya prosesnya 6 hari atau 3 hari kerja...ngurus hari rabu, diambil selasa siang.  Jumat ampe senin libur, kebetulan hari senin tanggal merah....

Alur Daftar Haji 2015

                                       Gambar 1. Alur Pendaftaran Haji

Selasa, 15 September 2015, Alhamdulillah diberi rezeki untuk daftar haji bareng suami. Di ruang pendaftaran haji, tertempel alur pendaftaran haji persis di dinding sebelah kiri dari pintu masuk ruangan haji. Namun, sebelum mengikuti alur pada Gambar 1, disarankan bagi pendaftar haji untuk menyiapkan terlebih dahulu berkas-berkas haji secara lengkap karena apabila berkasnya belum lengkap, diminta untuk melengkapi terlebih dahulu.

                                         Gambar 2. Persyaratan Pendaftaran Haji

Persyaratan pendaftaran haji 2015:
1. Fotocopy surat keterangan sehat dari dokter (1 lembar)
2. Fotocopy rekening tabungan haji nominal Rp.25.500.000,- (2 lembar)
3. Fotocopy KTP yang masih berlaku (5 lembar)
4. Fotocopy Kartu Keluarga (KK) (2 lembar)
5. Fotocopy Akte Lahir/ Ijazah/ Buku Nikah (2 lembar)

Sebelum datang ke Kementrian Agama Jakarta Timur pada tanggal 15 September 2015 (tepat 1 Dzulhijah) , satu minggu sebelumnya saya dan suami sudah melakukan hal-hal berikut:

1. Membuat surat keterangan sehat dari dokter
 
Kebetulan di kantor saya ada dokter umum yang praktek. Jadi, saya minta surat keterangan sehat dengan     dokter di kantor saya. Alasannya adalah "untuk persyaratan pendaftaran haji".
Meminta suratnya cukup mudah koq. Ini alurnya:
    - Daftar (Nama, NIP, dan Unit Kerja)
    - Cek tekanan darah
    - Ditanya BB, TB, untuk apa (untuk persyaratan pendaftar haji)
    - Suratnya di tanda tangan dokter
    - Minta cap ke bagian pendaftaran.
    - Selesai. :D

   Surat keterangan sehat ini cukup di copy 1 kali saja untuk back up kita.

2. Ke Bank
 
Untuk Bank, saya dan suami memilih Bank Syariah Mandiri (BSM). Kita membuka "Rekening Tabungan  Mabrur". Perlu     diketahui bahwa tidak semua bank menerima tabungan haji. Setahu saya, bank yang menerima tabungan haji adalah Bank Syariah Mandiri, BRI Syariah, Bank Mega Syariah, Bank Mandiri, BRI, BNI, Bank Muamalat, BTN, Bank Jateng, Bank Cimb.

Untuk membuka rekening tabungan mabrur (haji) di BSM, persyaratannya adalah:
- Bawa KTP asli dan fotocopy
- Bawa NPW asli dan fotocopy (jika ada)
- Bawa uang setoran minimal Rp. 100.000,-

Karena saya dan suami ingin langsung mendaftar ke Kementrian Agama, jadi saya dan suami membayar setoran haji full (@ Rp. 25.000.000) ditambah minimum sisa tabungan Rp. 100.000,-(wajib)  dan saya dan suami sepakat menambahkan Rp. 400.000,- di tabungan tersebut (tidak wajib). Jadi, total yang disetor Rp.25.500.000,-.

Apabila setoran tersebut sudah mencapai Rp.25.100.000,-, pihak Bank akan memberikan legalisir buku tabungan kita yang akan kita bawa ke Kementrian Agama sebagai salah satu persyaratan pendaftaran haji.

Legalisir buku tabungan tersebut di fotocopy 2x untuk kelengkapan dokumen pendaftaran.

3. Menyiapkan dokumen untuk pendaftaran ke Kementrian Agama 

Persyaratan pendaftaran haji 2015:
1. Fotocopy surat keterangan sehat dari dokter 1 lembar full HVS/A4

2. Fotocopy legalisir rekening tabungan haji nominal Rp.25.500.000,- yang tadi diperoleh dari Bank
    sebanyak 2 lembar full HVS/A4

3. Fotocopy KTP yang masih berlaku (5 lembar)
    Cara fotocopy KTP adalah full 1 kertas HVS/A4.
    Jadi, KTP bagian depan (yang ada Peta-nya itu) di bagian atas HVS/A4, KTP bagian belakang
    (yang berisi biodata lengkap) diletakkan di bagian bawah HVS/A4.
    Fotocopy KTP tersebut sebanyak 5 lembar.

    Apabila kita salah cara fotocopy KTP, bisa fotocopy KTP di Koperasi Kementrian Agama
    dengan biaya  Rp. 150,- per lembar.

4. Fotocopy Kartu Keluarga (KK) (2 lembar)
    Kartu Keluarga yang di fotocopy adalah kartu keluarga yang ada nama-nama nya itu. Jadi,
    cover depan  dan belakang tidak perlu. KK di fotocopy di full HVS/A4.

5. Fotocopy Akte Lahir/ Ijazah/ Buku Nikah (2 lembar)
    Kita cukup menyiapkan 2 lembar fotocopy akte lahir atau ijazah atau buku nikah. Jadi,
    salah satunya aja  yaaa. Untuk yang sudah menikah, saya menyarankan untuk
    mengumpulkan fotocopy buku nikah saja  (jika ada).
    Perlu diingat bahwa fotocopy akte lahir/ijazah/buku nikah harus full HVS/A4.


Untuk foto, sebaiknya foto di Koperasi Kemetrian Agama saja karena takut salah.
Saya dan suami juga foto di Koperasi Kementrian Agama.

Selasa, 15 September 2015 mulai pukul 08.00 s.d. 11.30 WIB semua proses pendaftaran selesai.
Adapun alur yang saya dan suami lakukan adalah:
1. Datang ke Kementrian agama
   a. Menuju ke meja pendaftaran yang ada di sebelah kanan pintu ruang pendaftaran haji.
       Di sana sudah ada 1 petugas Kementrian Agama yang menunggu. Kita akan diberi Surat
       Pendaftaran Pergi Haji (SPPH) dan diperiksa seluruh kelengkapan dokumen pendaftaran
       no 1 s.d. no 5 di atas. Setelah itu diminta ke Koperasi Kementrian Agama untuk mengisi
      SPPH, Foto dan membeli  Map.

                               Gambar 3. Surat Pendaftaran Pergi Haji (SPPH)

        b. Ke Koperasi Kementrian Agama untuk foto dan membeli map.
            Saya dan suami ke Koperasi. Di sana kita foto terlebih dahulu. Suami saya fotonya
            pakai peci. Karena suami saya tidak bawa peci, akhirnya dipinjamkan peci oleh
            Koperasi Kementrian Agama. Kebetulan, di ruang foto sudah disediakan beberapa
            peci hitam. Di ruang foto, kita juga diminta menulis nama lengkap dan no HP.
            Setelah foto, kita diminta menunggu di luar untuk mengisi SPPH dan membeli map.
            Setelah itu langsung ke Loket Pendaftaran lagi. Apabila sudah dapat SPPH versi cetak
            yang akan dibawa ke  Bank, baru kembali lagi  ke Koperasi untuk mengambil foto.

             Akhirnya, kita keluar dari ruang foto. Terus mengisi SPPH Setelah selesai mengisi
             SPPH, ke kasir  untuk membeli map dan membayar biaya foto dan beli map.
             Biaya foto @Rp.75.000,-. Map  @Rp.7.000,-.

           

                                           Gambar 4. Map dari Koperasi Kementrian Agama

      c. Setelah membeli map dan mengisi SPPH. Seluruh dokumen persyaratan tadi termasuk
          SPPH  dimasukkan ke dalam Map Hijau tersebut. Setelah itu, kita ke Ruang Pendaftaran
          Haji lagi. Menemui Petugas yang di meja pendaftaran tadi untuk meminta nomor antrian.
          Kita akan diminta menuliskan  nama di Map tersebut. Setelah itu, kita diberi nomor antrian
          dan map hijau tersebut diserahkan ke Loket 3. Kita tinggal menunggu nomor antrian kita
         dipanggil untuk masuk ke Ruang Loket 2 (Ruang  Foto dan sidik jari).
       

                                         Gambar 5. Loket 3 untuk mengumpulkan Map Hijau

    d. Sekitar 5 menit, nomor antrian saya dipanggil. Saya ke Ruang Loket 2 untuk di foto lagi.
        Katanya foto  tersebut untuk disimpan di sistem. Setelah di foto. Kita diminta menunggu
        di depan ruangan untuk  selanjutnya akan diberikan  SPPH yang sudah di ketik dan di
        print serta dikasih foto elektronik oleh  petugas foto di loket 2 tadi.
    e. 5 menint kemudian, kita akan dipanggil ke Loket 3 (tempat menyerahkan map tadi). Kita
       diminta  mengecek isian SPPH yang sudah di print. Apabila sudah benar semua, kita diminta
        tanda tangan di  SPPH tersebut sebanyak 5 kali.
    f.  Setelah menandatangani SPPH, kita akan diberikan 2 lembar SPPH asli. 1 lembar untuk kita
        dan 1 lembar untuk diberikan ke Bank tempat kita mendaftar. Setelah itu, kita diminta ke
        Koperasi lagi untuk   mengambil foto (karena ada beberapa foto yang akan kita kasih
        ke Bank)   dan setelah mengambil foto, kita ke Bank untuk meminta nomor porsi haji.
    g. Saya dan suami mengambil foto ke Koperasi. Dikasih beberapa foto dan CD (berisi
        softcopy foto).
    h. Saya dan suami ke BSM terdekat, yaitu di Klender. Walaupun kita membuka tabungan
        mabrur di   BSM Jatinegara Timur. Tetapi, untuk meminta nomor porsi, bisa dilakukan di
        BSM mana saja,  asalkan masih dalam satu kab/kota domisili. Tetapi, untuk pelunasannya
        nanti (apabila sudah dipanggil untuk berangkat haji), harus di BSM tempat kita meminta
        nomor porsi tadi.

        Sesampainya di BSM, saya dan suami mendapat nomor antrian di Cust. Service BSM.
        Namun, kita antri 1 jam booooo'.. Sabar sabar....
     
         Setelah lama menunggu, kita akhirnya dipanggil.
         Kita diminta foto 3 x 4 sebanyak 4 buah dan 4 x 6 sebanyak 1 buah.
         Diminta materai 6 ribu per orang 1 pcs. Karena kita tidak punya materai 6000, akhirnya
         kita bayar  uang cash @Rp.6.000,- .

         Kita juga diminta tanda tangan.
         Setelah itu, CS nya akan entry data kita dan eng ing eeeeng. Keluarlah nomor porsi kita.
         hehehehe.  Alhamdulillah saya dan suami nomor antriannya berurutan.

         Nomor porsi tersebut akan ditulis di "Tanda Bukti Setoran Awal".

                                             Gambar 6. Tanda Bukti Setoran Awal

             Tanda bukti setoran awal pada Gambar 6 di atas juga akan ditempelkan oleh Cust.
             Service Bank nya dengan foto-foto kita. Setiap lembar bakalan ada fotonya. Tanda
             bukti ini terdiri dari   5 lembar. Lembar pertama untuk kita. Lembar kedua untuk
             Bank, Lembar Ketiga, Keempat, dan Kelima untuk Kementrian Agama tempat kita
            mendaftar haji.

             Selain Tanda Bukti Setoran Awal kita juga akan dikasih "Slip Bayar Tagihan". Slip
             ini nggak boleh ilang lhooooo. Soalnya, klo kita mau membatalkan tabungan haji
             kita dengan alasan apa pun harus membawa slip ini. Jadi, slip ini perlu disimpan
            dengan baik setidaknya dalam waktu 13 s.d. 16 tahun masa penantian dipanggil
             untuk berangkat haji.

         i. Dengan berbekal "Tanda bukti Setoran Awal" dari Bank, saya dan suami kembali lagi
            ke Kantor Kementrian Agama  untuk mengembalikan bukti setoran tersebut. Sesampai
            di  Kementrian Agama, saya dan suami menyerahkan:
             - Tanda Bukti Setoran Awal Lembar Ketiga, Keempat, dan Kelima
             - Foto 3 x 4 sebanyak 1 lembar, 4 X 6 sebanyak 2 lembar
            Setelah menyerahkan berkas di atas, saya dan suami akan mendapatkan tanda bukti
            penyerahan   dokumen2 tersebut.
           
         j. Dengan berakhirnya tahapan i di atas, semua proses pendaftaran telah selesai.
            Tinggal menunggu dipanggil untuk haji.
            Tapi, kita bisa menghubungi helpdesk haji untuk menanyakan perkiraan jadwal
            berangkat   haji dengan menyebutkan nomor porsi kita.
           
            Helpdesk Haji:  082114011698/082114011697
            No telp: 021-3509177, 021-3509178, 021-3509179, 021-3509180, 
                         021-3509181, 021-34833924, 
            Email:
           netopera6@gmail.com
           wahyuutomo60@gmail.com
           hamzah.phu@gmail.com
           hdsiskohat@gmail.com
          data.sihdu@gmail.com
          digitalmindster@gmail.com

Alhamdulillah proses pendaftaran haji sudah selesai.

Saya dan suami InsyaAllah 13 s.d. 16 tahun lagi dipanggil untuk haji. Amiiiiiin.

Mungkin itu saja yang bisa saya sharing.

Semoga bermanfaat bagi pembaca sekalian.

Tolong comment yaaaaaa.

Makasih.....